¿Cómo puede un ERP mejorar la gestión y rentabilidad de un negocio?
La tecnología de software puede desempeñar un papel decisivo en el funcionamiento de un negocio. Incluso cuando estamos hablando de pequeñas y medianas empresas, ya que la transformación digital es una necesidad que afecta a todas las organizaciones.
Dependiendo del nivel de digitalización que tenga una empresa, implantar un software ERPo evolucionar hacia un sistema ERP para pymes más avanzado y moderno puede suponer cambios significativos en la gestión administrativa que ayuden a mejorar la productividad, ahorrar tiempo, eliminar tareas manuales y duplicidades y potenciar la rentabilidad.
¿Qué es un ERP y por qué cada vez más empresas lo implementan?
Un ERP es un software de planificación de recursos empresariales. Con este tipo de herramienta, se puede gestionar las ventas, compras, almacén, contabilidad, Recursos Humanos, comunicaciones con los clientes y, en definitiva, todo el conjunto de operaciones que realiza la empresa en su día a día.
Cada vez más empresas están empezando a utilizar esta herramienta por diversas razones:
1) La tecnología lo permite, y supone una gran ventaja para ahorrar tiempo y evitar errores en la gestión administrativa.
2) Las administraciones públicas se han digitalizado cada vez más, incluso hasta el punto de que se está impulsando la facturación electrónica obligatoria, lo que lleva a muchas organizaciones.
3) La automatización de procesos puede ayudar a tu PYME a impulsar su crecimiento, mejorar la toma de decisiones, tener un mejor control de los gastos y facilitar el trabajo remoto.
En otras palabras, el ERP es un tipo de software empresarial que te permite dar un salto en la gestión y toma de decisiones de tu PYME, lo que influirá en tu cuenta de resultados.
Principales ventajas de un ERP en la gestión empresarial
Hay diferentes beneficios que se derivan de la implantación de un software ERP en una pequeña o mediana empresa.
Mejora la eficiencia operativa
El ERP permite que tu empresa pueda ser más eficiente en diferentes aspectos. Por un lado, se eliminan tareas manuales, que ahora las lleva a cabo el software de manera automática; por otro, al centralizar toda la información en una sola plataforma, se evitan las duplicidades, es decir, tareas y datos gestionados por distintos departamentos al mismo tiempo en diferentes sistemas.
Por otra parte, el ERP también es clave para mejorar la eficiencia en la gestión de inventario, el control de la cadena de suministro y la comunicación interna en la empresa.
Centralización de información clave
La centralización de los datos es una de las principales ventajas de implantar un ERP en la empresa. Esto incide directamente en una mejor coordinación entre los distintos departamentos de la empresa y en una mejora de la trazabilidad documental.
Toma de decisiones más precisa
A partir de ahora, los principales gestores de la empresa podrán disponer de datos en tiempo real e informes detallados, así como herramientas de analítica de datos, que les permitirán mejorar la toma de decisiones en distintas áreas del negocio.
Optimización de recursos internos
El software ERP es una herramienta que te permite planificar los recursos de tu empresa, por lo que su función es clave para optimizar dichos recursos. Es decir, vas a disponer de información clave para poder aplicar acciones que te ayuden a mejorar la rentabilidad y optimizar los costes.
¿Cómo un ERP puede aumentar la rentabilidad del negocio?
Un software ERP puede contribuir a mejorar la rentabilidad de una empresa de diversas maneras.
En primer lugar, al decir adiós al papel y automatizar una gran cantidad de procesos, podrás ahorrar una gran cantidad de tiempo en procesos administrativos. Eso significa que tu personal dispondrá de más tiempo para realizar otras tareas de mayor importancia y podrá realizar las mismas tareas en mucho menos tiempo. Esto te permitirá dirigir mejor la actividad de tu equipo para ser más eficientes y rentables.
Por otra parte, un ERP te proporciona informes en tiempo real, que te permiten acceder a una radiografía completa de tu negocio. Acceder a cuadros de mando completos en los que se pueden visualizar los principales KPI’s y su progreso te ayudará a tomar decisiones sobre la marcha que te ayuden a incrementar ingresos y optimizar gastos.
Además, un buen sistema ERP puede contar con Business Intelligence, lo que es clave para simular escenarios futuros y mejorar la toma de decisiones a partir del análisis predictivo de las tendencias que afectan a tu negocio y sus resultados.
Errores comunes al implementar un ERP y cómo evitarlos
No todos los programas ERP son útiles para las empresas. En el proceso de digitalización de una organización, en ocasiones se tiende a caer en diversos fallos.
1. No evaluar las necesidades de tu negocio. Antes de implantar una solución ERP, lo más adecuado es hacer un diagnóstico de las necesidades reales de gestión en tu empresa para entender cuáles deberían ser tus objetivos.
2. Es posible que el programa ERP que has implementado no facilita la integración de procesos. En una empresa, hay diferentes áreas que deben funcionar de manera sincronizada. Por ejemplo, tu ecommerce y tu ERP, o tu sistema ERP y tu software de gestión de Recursos Humanos. Lo mejor es que te enfoques en elegir un partner o proveedor tecnológico que te proporcione soluciones completas.
3. Utilizar un ERP que no te aporta escalabilidad. Hay programas de gestión y facturación que no facilitan el crecimiento empresarial. Si tu empresa crece en el futuro y necesitas nuevas funcionalidades de gestión, es vital que tu ERP sea lo suficientemente flexible para poder adaptarte. Trabaja con un software ERP que permita el acceso al código fuente y te aporte el máximo grado de personalización.
4. Usar un ERP que no se adapta a la evolución tecnológica y los cambios legislativos. La tecnología cambia; las leyes también. Por eso no debes utilizar un software ERP que no tiene actualizaciones ni mejoras, ni se adapta para cumplir los requisitos legislativos. Ten en cuenta, especialmente, las implicaciones de la Ley Crea y Crece en la facturación de las empresas.
¿Vale la pena invertir en un ERP?
Sí, porque un software ERP te permitirá optimizar tus procesos, mejorar tu productividad y reducir errores, así como mejorar la toma de decisiones en tu empresa.
Tanto si tienes un comercio como una empresa de servicios, la implantación de un ERP puede jugar un papel decisivo en la buena marcha de tu negocio. Podrás visualizar más claramente los gastos, automatizar distintas tareas como la presentación de los impuestos o la gestión contable, y llevar el control de tu inventario y almacén en tiempo real.
